Assistant administratif / Assistante administrative
Emploi
Strasbourg, 67, Bas-Rhin, Grand Est
Les missions du poste : - Gérer le standard téléphonique, filtrer les appels et orienter vers les membres de la Mission diplomatique; - Gérer l'enregistrement des courriers et courriels entrants et sortants; - Gérer et traiter des mails en amont en lien avec un diplomate; - Organiser l'agenda des diplomates; - Réceptionner, enregistrer et suivre les dossiers relatifs aux divers Comités de l'Organisation; - Rédiger les comptes rendus trimestriels de la Mission, diverses notes et autres courriers et courriels ; - Gestion et comptabilité: établir des états de frais de dépenses de la Mission mensuellement sur les articles budgétaires concernés en lien avec les dossiers (à cet effet, l'assistante sera formée sur un logiciel de comptabilité Quadratus) ; - Assurer le suivi des articles budgétaires et mettre à jour les tableaux comptables; - Rédiger des notes relatives à la préparation des budgets; - Recueillir et traiter les informations nécessaires à la préparation des dossiers qui sont confiés à l'Assistante par le Chef de Mission et préparer en amont les documents pour les Conférences/Séminaires et autres réunions de Comités; - Gérer et suivre les déplacements et les séjours[...]
